Tư cách lưu trú tại Nhật Bản: Hồ sơ và thủ tục mới nhất

Mục Lục

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật Bản chắc hẳn không còn xa lạ với những ai từng đến đất nước này để thăm thân, lao động, học tập hay làm việc. Vậy loại giấy tờ này có ý nghĩa như thế nào? Quy trình xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú ra sao để thuận tiện và nhanh chóng hơn?

Giới thiệu về tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Khi có dự định du học, làm việc hoặc đoàn tụ gia đình tại Nhật Bản, điều đầu tiên bạn cần tìm hiểu chính là lưu trú tại Nhật Bản – hay còn gọi là tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility – COE). Đây là giấy chứng nhận do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp, xác nhận người nước ngoài đủ điều kiện sinh sống hợp pháp tại Nhật theo từng mục đích cụ thể.

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa tư cách lưu trú tại Nhật Bản và visa Nhật Bản. Thực tế, visa là giấy phép cho phép bạn nhập cảnh do Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán cấp, trong khi tư cách lưu trú thể hiện quyền được ở lại Nhật sau khi bạn đã nhập cảnh. Việc hiểu rõ sự khác biệt này rất quan trọng, vì nó giúp bạn chuẩn bị hồ sơ xin lưu trú tại Nhật Bản một cách chính xác, tránh những sai sót không đáng có trong quá trình xin visa.

Hiện nay, Nhật Bản có hơn 30 loại tư cách lưu trú khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của người nước ngoài – từ du học, lao động, thực tập sinh kỹ năng cho đến thăm thân hoặc định cư lâu dài. Việc xác định đúng loại lưu trú tại Nhật Bản ngay từ đầu sẽ giúp bạn hoàn thiện thủ tục nhanh hơn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình học tập, làm việc và sinh sống ổn định tại đất nước này.

Hồ sơ và thủ tục xin tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Khi muốn du học, làm việc hoặc sinh sống lâu dài tại Nhật, bạn bắt buộc phải được cấp tư cách lưu trú. Đây là giấy chứng nhận do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp, xác nhận bạn đủ điều kiện cư trú hợp pháp tại Nhật.

Trong hầu hết các trường hợp, người bảo lãnh tại Nhật – có thể là trường học, công ty hoặc người thân – sẽ là người nộp hồ sơ xin cấp COE thay cho bạn.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Bộ hồ sơ xin tư cách lưu trú tại Nhật Bản thường gồm:

Đơn xin cấp tư cách lưu trú.
Hộ chiếu hoặc bản sao hộ chiếu còn hiệu lực.
Ảnh 4×3 cm, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
Giấy mời hoặc thư bảo lãnh – ví dụ giấy mời thăm thân Nhật Bản nếu bạn sang thăm người thân.
Giấy tờ chứng minh tài chính hoặc thu nhập (của người bảo lãnh hoặc của chính bạn).
Giấy tờ chứng minh mục đích lưu trú.

Quy trình xét duyệt hồ sơ

Người bảo lãnh nộp hồ sơ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương tại Nhật.
Cơ quan chức năng kiểm tra và xác minh thông tin trong hồ sơ.
Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục Xuất nhập cảnh sẽ cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE).
Người bảo lãnh gửi COE về Việt Nam để bạn tiếp tục xin visa nhập cảnh Nhật Bản.

Thời gian xét duyệt hồ sơ là bao lâu

Thời gian xin tư cách lưu trú ở Nhật thường kéo dài từ 1 đến 3 tháng, tùy loại hồ sơ và thời điểm nộp.
Nếu bạn thắc mắc xin tư cách lưu trú tại Nhật mất bao lâu, nên chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và nộp sớm, đặc biệt vào mùa cao điểm (tháng 3–4 hoặc 9–10).
Tất cả giấy tờ phải được dịch sang tiếng Nhật và công chứng hợp lệ.
Mọi thông tin trong hồ sơ phải chính xác và trùng khớp, tránh làm kéo dài quá trình xét duyệt.

Xem thêm: Kinh Nghiệm Du Lịch Nhật Bản Tự Túc 2025

Thủ tục nhập cảnh vào Nhật Bản mới nhất

Khi chuẩn bị sang Nhật, dù với diện visa nào đi nữa, thì việc nắm rõ thủ tục nhập cảnh vào Nhật Bản là điều vô cùng quan trọng để tránh rắc rối tại sân bay. Hiện nay, Chính phủ Nhật Bản đã áp dụng luật nhập cảnh Nhật Bản mới, cho phép hành khách hoàn tất hầu hết thủ tục trực tuyến qua hệ thống Visit Japan Web, thay cho hình thức điền giấy truyền thống trước đây.

Tổng quan về quy trình nhập cảnh Nhật Bản

Theo quy định, mọi du khách quốc tế đều phải khai báo nhập cảnh thông qua mẫu khai nhập cảnh Nhật Bản. Việc này giúp cơ quan chức năng xác minh danh tính, đảm bảo an ninh và kiểm soát hàng hóa khi bạn vào lãnh thổ Nhật.
Hiện nay, mẫu khai này được thực hiện trực tuyến trên Visit Japan Web, lý tưởng nên hoàn tất trước khi bay 24–48 giờ để tiết kiệm thời gian làm thủ tục tại sân bay.

Thông tin cần khai báo gồm:

Thông tin nhập cảnh (quốc tịch, thời gian lưu trú, địa chỉ tại Nhật)
Khai báo kiểm dịch (tình trạng sức khỏe, tiêm vắc-xin nếu cần)
Khai báo hải quan (hàng hóa, tiền mặt, thuốc men mang theo)

Ai cần khai báo nhập cảnh Nhật Bản?

Tất cả du khách nước ngoài nhập cảnh Nhật đều bắt buộc khai báo qua Visit Japan Web.
Người miễn visa vẫn phải điền thông tin và tạo mã QR trên hệ thống này.
Nếu bạn chỉ quá cảnh và không rời khu vực quốc tế tại sân bay, có thể không cần khai báo. Tuy nhiên, nếu rời khu vực này (ví dụ ra ngoài thành phố), bạn vẫn phải hoàn tất khai báo nhập cảnh đầy đủ.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi nhập cảnh Nhật Bản

Trước khi thực hiện hướng dẫn làm thủ tục nhập cảnh vào Nhật Bản, bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau để tránh thiếu sót:

Hộ chiếu hợp lệ: còn hạn ít nhất 6 tháng, thông tin rõ ràng và khớp với các giấy tờ khác.
Visa Nhật Bản: kiểm tra xem quốc tịch của bạn có được miễn visa hay không. Nếu không, cần có visa hợp lệ tương ứng với mục đích nhập cảnh (du học, công tác, thăm thân…).
Thông tin chuyến bay: bao gồm số hiệu chuyến bay, thời gian đến, và sân bay nhập cảnh
Thông tin nơi lưu trú tại Nhật: tên khách sạn hoặc người bảo lãnh, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, thời gian lưu trú.
Thông tin kiểm dịch: chứng nhận tiêm vắc-xin (nếu được yêu cầu), tình trạng sức khỏe, hoặc thông tin khai báo y tế.
Thông tin hải quan: danh sách hàng hóa mang theo, tiền mặt, hoặc thuốc cá nhân (nếu vượt quá giới hạn quy định).

Xem thêm: Thời Gian Lý Tưởng Du Lịch Nhật Bản: Mùa Nào Đẹp?

Hướng dẫn từng bước khai báo nhập cảnh qua Visit Japan Web

Từ năm 2023, hệ thống Visit Japan Web được triển khai nhằm đơn giản hóa và rút ngắn thời gian làm thủ tục nhập cảnh vào Nhật Bản. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết:

Bước 1: Truy cập vào https://www.vjw.digital.go.jp/ và đăng ký tài khoản.

Bước 2: Điền thông tin cá nhân và các thành viên đi cùng (nếu có).

Bước 3: Tải ảnh hộ chiếu, nhập họ tên, ngày sinh, địa chỉ email và các thông tin liên hệ khác.

Bước 4: Nhập thông tin lịch trình — bao gồm sân bay đến, số chuyến bay, địa chỉ nơi lưu trú và thời gian lưu trú tại Nhật.

Bước 5: Thực hiện khai báo theo ba mục chính:

Nhập cảnh: mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú, nơi ở.
Hải quan: tiền mặt, thuốc, hàng hóa miễn thuế.
Kiểm dịch y tế: nếu được yêu cầu trong thời điểm nhập cảnh.

Bước 6: Lưu mã QR Code do hệ thống cấp cho từng mục khai báo. Bạn nên chụp màn hình hoặc in sẵn mã QR để trình tại sân bay, tránh phụ thuộc vào kết nối Internet.

Giấy mời thăm thân và xin visa thăm thân Nhật Bản

Khi xin visa thăm thân, bên phía người mời phải chuẩn bị giấy mời thăm thân và thư bảo lãnh. Người mời có thể là công dân Nhật Bản hoặc người nước ngoài có tư cách lưu trú hợp pháp.

Mối quan hệ giữa người mời và người được mời cần được chứng minh rõ ràng. Thông thường, các mối quan hệ hợp lệ bao gồm cha mẹ – con cái, ông bà – cháu, anh chị em ruột, vợ chồng hoặc bạn bè thân thiết.

Hồ sơ xin visa thăm thân Nhật Bản bao gồm:

Để hồ sơ được xét duyệt thuận lợi, người xin visa cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Giấy mời thăm thân và thư bảo lãnh do người thân tại Nhật Bản cung cấp.
Giấy chứng nhận cư trú (Juminhyo) của người mời.
Giấy chứng minh thu nhập như bảng lương, giấy xác nhận việc làm hoặc sao kê tài khoản ngân hàng.
Đơn xin visa thăm thân theo mẫu của Đại sứ quán Nhật Bản, kèm ảnh thẻ 4×3 cm chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
Hộ chiếu gốc của người được mời và các giấy tờ chứng minh mối quan hệ như giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, ảnh chụp chung, lịch sử liên lạc,…

Quy trình nộp hồ sơ xin visa thăm thân:

Quy trình xin visa thăm thân gồm ba bước chính:

Người mời tại Nhật chuẩn bị toàn bộ hồ sơ và gửi về Việt Nam.
Người được mời tại Việt Nam mang hồ sơ đến nộp tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản.
Cơ quan xét duyệt hồ sơ tại Nhật hoặc Việt Nam sẽ xem xét và trả kết quả trong vòng 5–7 ngày làm việc.

Trong một số trường hợp đặc biệt, thời gian xét duyệt có thể kéo dài nếu hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc thông tin chưa rõ ràng.

Xem thêm: Kinh Nghiệm Chuẩn Bị Hành Lý Đi Nhật Bản

Cách kiểm tra tư cách lưu trú tại Nhật

Khi sinh sống, học tập hoặc làm việc tại Nhật Bản, việc kiểm tra tư cách lưu trú là bước quan trọng để đảm bảo bạn đang cư trú hợp pháp và tuân thủ đúng quy định của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Dưới đây là các cách kiểm tra thông tin về tư cách lưu trú một cách chính xác, an toàn và được công nhận chính thức.

Kiểm tra trực tiếp tại Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản

Đây là phương án đáng tin cậy nhất để xác nhận tình trạng tư cách lưu trú (COE hoặc visa). Bạn có thể thực hiện theo hai cách:

Truy cập website chính thức của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản: Trang web cung cấp thông tin chi tiết về các loại tư cách lưu trú, thời hạn cư trú, quy trình kiểm tra và yêu cầu cần thiết. Bạn có thể tra cứu tại đây để đảm bảo thông tin mình nắm là mới nhất.
Liên hệ trực tiếp với văn phòng Cục Xuất nhập cảnh gần nhất: Nếu bạn cần xác nhận thông tin cụ thể, hãy gọi điện hoặc gửi email đến văn phòng Cục Xuất nhập cảnh tại khu vực bạn đang sinh sống (Tokyo, Osaka, Nagoya, Fukuoka, v.v.). Nhân viên sẽ hỗ trợ tra cứu và cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng lưu trú của bạn.

Kiểm tra thông tin trên giấy tờ cá nhân

Một cách nhanh chóng khác là xem trực tiếp thông tin trên các giấy tờ chính thức mà bạn đang sở hữu:

Thẻ cư trú (Zairyu Card): Thẻ này được cấp ngay khi bạn nhập cảnh Nhật Bản, hiển thị đầy đủ loại tư cách lưu trú, thời hạn cư trú, và các điều kiện kèm theo. Bạn nên thường xuyên kiểm tra ngày hết hạn để kịp thời gia hạn.
Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility – COE): Khi xin visa tại Việt Nam, COE được cấp bởi Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản là căn cứ xác nhận loại tư cách lưu trú hợp pháp. Bạn có thể đối chiếu thông tin trên COE với visa dán trong hộ chiếu để đảm bảo khớp nhau.

Kiểm tra bằng ứng dụng di động chính thức của Chính phủ Nhật Bản

Nhật Bản hiện đã phát triển một số ứng dụng quản lý thông tin cư trú điện tử, giúp người dùng dễ dàng tra cứu thông tin tư cách lưu trú, hạn visa hoặc lịch sử xuất nhập cảnh.

Bạn có thể tìm kiếm các ứng dụng này trên App Store hoặc Google Play bằng từ khóa như Immigration Services Agency Japan hoặc Zairyu Card Check.
Khi sử dụng, bạn cần đăng nhập bằng thông tin cá nhân hoặc quét mã QR trên thẻ cư trú để đảm bảo bảo mật dữ liệu.

Chuẩn bị phỏng vấn xin visa đi Nhật

Phỏng vấn là bước quan trọng khi xin visa, đặc biệt là visa du học Nhật Bản, lao động hoặc thăm thân. Việc nắm trước những câu hỏi hay khi phỏng vấn đi Nhật sẽ giúp bạn tự tin và thể hiện được sự chuẩn bị chu đáo.

Câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn du học Nhật Bản:

Vì sao bạn chọn Nhật Bản để học tập?
Dự định học tập và làm việc sau khi tốt nghiệp là gì?
Ai là người chi trả chi phí học tập và sinh hoạt?

Câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn lao động:

Bạn có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nào?
Biết gì về công ty và công việc sắp làm tại Nhật?
Mức thu nhập mong muốn của bạn là bao nhiêu?

Câu hỏi khi xin visa thăm thân:

Mối quan hệ với người mời là gì?
Dự định ở Nhật bao lâu và sẽ ở đâu?

Câu hỏi thường gặp về tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Thẻ cư trú tại Nhật Bản là gì và có vai trò như thế nào?

Thẻ cư trú tại Nhật Bản (Zairyu Card) là giấy tờ chứng minh bạn đang sinh sống hợp pháp tại Nhật, ghi rõ thông tin cá nhân, tư cách và thời hạn lưu trú.

Khi thẻ cư trú sắp hết hạn, tôi cần làm gì?

Bạn cần nộp hồ sơ xin gia hạn thẻ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh ít nhất 1 tháng trước khi hết hạn để tránh bị phạt hoặc mất quyền lưu trú.

Tôi phải làm sao nếu bị mất thẻ cư trú tại Nhật Bản?

Hãy báo ngay cho cảnh sát địa phương và xin cấp lại thẻ trong vòng 14 ngày, kèm theo giấy xác nhận mất do cảnh sát cấp.

Có thể nhờ người khác nộp hồ sơ gia hạn thẻ cư trú thay mình không?

Trường hợp bạn bị ốm hoặc không thể di chuyển, người thân được phép thay mặt nộp hồ sơ nếu có giấy ủy quyền hợp lệ.

Tư cách lưu trú là vấn đề quan trọng đối với người nước ngoài khi sinh sống, học tập hay làm việc tại xứ sở hoa anh đào. Tùy từng trường hợp cụ thể, bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) với mục đích phù hợp.Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về thủ tục xin tư cách lưu trú tại Nhật Bản, hãy liên hệ dịch vụ visa Nhật Bản của iVISA để được đội ngũ chuyên viên tư vấn miễn phí và hướng dẫn chi tiết, giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác nhất.

iVISA Property & Citizenship

Địa chỉ: Số 99 Nguyễn Thị Nhung, phường Hiệp Bình, TPHCM
Hotline: 0937 999 610
Email: info.ivisatravel@gmail.com